正确接待流程及标准方案

01日常接待工作流程

02日常接待工作规范

03日常接待和接待管理计划

行政部门

一、日常接待工作流程

1.日常接待管理工作流程

日常接待管理流程图

日常接待管理工作流程要点说明

2.接待费用审批申请流程

接待费用审批申请流程图

接待费审批申请流程要点说明表

行政部门

二、日常接待工作规范

1.客户接待系统

第一章总则

第1条目的

为规范接待工作，提高接待水平，本着“热情周到、规范节约”的原则，特制定本制度。

第二条公司客户分类

1.A类:公司的贵宾是指公司高层的重要客人。

2.B类:VIP接待，指公司重要客户的接待。

3.C类:业务接待，指营销客户的接待。

4.D类:普通接待，指接待普通来访人员。

第三条管理部门

1.公司行政部是客户接待的主管部门，负责协调公司的客户接待活动。

2.公司其他职能部门的客户接待活动由本部门承担，行政部提供必要的协助。

第二章客户接待管理

第四条对接待员的要求

接待人员要真诚热情，注意文明用语，规范服务。前台人员应配合部门业务人员提供周到服务，原则上由相关业务负责人根据具体业务事项接待。

第五条接待场所的环境标准

1.物品摆放整齐，表面没有灰尘。

2.地面干净无污垢空空气流通清新。

3.适中的室温和适当的照明。

第六条接待用品管理

1.接待用品应由部门经理检查。

2.接待用品的采购按公司物资管理制度执行，由行政部负责实施。

第七条。接待费用控制事宜

1.接待规格:根据客户的分类，安排相应的接待方式。如下表所示。

2.接待费的使用遵循节俭、效率优先的原则。

3.接待任务完成后，接待人员应及时(在____小时内)凭收据和接待费用正式发票到财务部办理报销手续。

第三章附则

第八条本制度由公司行政部负责解释。

第九条本制度自发布之日起实施。

2.参观接待规范

第1条目的

为规范来访接待工作，确保来访接待工作有序进行，特制定本规范。

第二条访问和接待的类型

来访可分为定期接待和临时接待，如下图所示。

第三条对来访者和接待人员的要求

1.接待人员必须使用文明规范的语言，以友好的态度对待来访者。

2.接待人员必须了解公司的文化，熟悉公司的发展。

3.接待人员应该整洁，穿着专业。

第四条。探访和接待程序

1.任何想参观公司的人都需要提前与公司行政部取得联系，并填写参观XXX公司申请表。

2.公司行政部对来访申请表进行审核，审核通过后，公司行政部或承办部门安排专人负责来访接待。

(1)贵宾来访、团体来访接待:经公司批准，在来访前一天向各部门发出来访通知，作为接待凭证。紧急情况下，先电话通知，后补充通知。

(2)一般来访接待:由各部门经理批准，来访通知在来访前一天发给各部门，作为接待凭证。

(3)临时来访接待:各部门需经(副)经理批准，并在来访前小时电话通知各部门安排接待事宜。

3.未经授权的访客将被拒绝访问。

第五条本规范由公司行政部负责解释。

第六条本规范自年月日起施行。

3.前台礼仪规范

第一章总则

第1条目的

为规范接待人员的职业形象，充分发挥接待人员的窗口展示作用，维护良好的企业形象，特制定本规范。

第二条适用范围

本规范适用于前台接待礼仪管理。

第二章仪容标准

第三条头发梳理整齐，面部保持清洁；男员工不留长发，女员工不浓妆；近距离交谈时保持口气清新；手干净，指甲修剪整齐，男员工没有长指甲，女员工没有鲜艳的指甲油；使用清新淡雅的香水。

第四条员工着装礼仪要求参照公司《员工着装管理规定》。

第三章电话接听礼仪规范

第五条电话接听

1.接电话时，要经常说“对不起”、“对不起”、“请稍等”等谦逊的话。

2.在第二次和第三次响铃时拿起电话。接电话时应先说“你好，XXX(公司名称，如果公司名称较长，应缩写)”。如果你因为某种原因接电话晚了，你应该对打电话的人说“对不起，让你久等了”。对于知道分机号码或转到特定人名的，可以礼貌地说“请稍等”，立即转接。

第六条。接听电话

(1)接电话时，如果对方留言，用纸笔记录。

(2)接电话前，不要忘记重复通话要点，防止因录音错误或偏差造成误解。

第七条。做电话记录。

前台人员接电话时，应随时记录电话内容。这些记录应该简明完整。最好有以下六点:何时、何人、何地、何事、为何、如何。

第八条礼貌挂断电话。

通话结束后，你可以问对方“还有什么事吗？”或者“你还要点什么吗？”互相尊重，互相提醒。谈话结束，说声谢谢，让对方先挂电话。

第四章来访接待礼仪规范

第九条预约来访者应当礼貌、大方、热情、周到。

第十条客人到达登记参观后，应立即告知被访问者。如果需要接待人员的引导，要使用正确的引导方法和姿势。

第十一条访客接待场所的设置应当遵循以下原则。

1.对于普通客人，接待一般安排在公司会议室。

2.对于贵宾来访，根据观众层次安排接待场所。

3.对于面试人员，如果会议室允许，尽量安排在会议室接待。

4.对于来公司学习培训的人员，行政部将协助相关部门安排接待。

第十二条预订人员到达后，如公司预订人员因各种原因不能立即见面，务必说明原因及等待时间。如果来访人员愿意等待，应提供茶水和杂志，如有可能，应不时为来访人员更换饮料。

第十三条预约来访者负责人不在时，要明确告知预约来访者去哪里，何时回公司。请留下来访者的电话和地址，明确来访者是否会再来公司或者公司人员来来访者单位。

第十四条未预约人员来访时，应先弄清对方姓名，婉转询问对方来意，初步判断能否会见相关人员。

第十五条经初步判断，前台工作人员不能直接回答被采访人是否在场，而应使用“让我看看他是否在场”等词语及时与相关人员沟通，最终决定是否安排被采访人接待。

第五章附则

第十六条本规范的最终解释权属于行政部。

第十七条本章程自发布之日起施行。

行政部门

三。日常接待和接待管理计划

1.重要客人接待计划

一.目的

为规范公司重要客人的接待工作，做好每一项重要接待任务，提高公司的社会地位和社会影响力，特制定本方案。

第二，意义的定义

公司的重要客人主要包括以下四类人员。

1.国内外重要的现有客户和重要的潜在客户

2.对公司有重要影响的政府部门相关人员。

3.公司的重要供应商

4.其他重要客人

三。接待职责

1.行政主管负责重要客人的接待。

2.总经理办公室、行政部、销售部等相关部门应配合总经理完成接待任务。

四。接收程序

我公司重要客人的接待程序如下。

1.来访重要客人的通知

保安人员应询问访客来访的原因，并通知前台接待。前台文员礼貌询问，根据公司访客分类名单确定访客是否重要。如果来访者是公司的重要客人，应通知行政部接待中心做好接待准备，并通知行政总监。

2.重要客人的接待

(1)行政总监接到重要访客通知后，应立即赶到行政部接待中心进行接待，并根据重要访客来访原因，通知具体来访客户的业务部门相应负责人及公司相关领导。

(2)接待中心根据重要客人的来访日程，预订返程车(船、机)票，并安排相应的住宿。对于公司重要客人的接待，公司行政部接待中心规定的接待费用标准如下。

(3)相关业务部门负责人与重要访客进行工作会谈。谈判结束后，如有重要客人要求参观公司，行政主管应请示总经理，经总经理同意后，行政主管及业务部门相关负责人陪同参观。

3.送别来访的客人

酒会结束后，相关接待人员(行政总监、相关业务部门负责人等。)会礼貌的送他们。按照公司相关规定，车会送到车站。

2.海外访问接待计划

一.目的

为规范外地来访客户或其他人员的接待工作，顺利完成接待任务，特制定本方案。

二、责任部门

其他地方的接待工作由行政部统筹安排，由行政部接待中心实施。

三。接待准备

我公司的外宾接待准备工作主要包括以下三项。

1.明确探视时间。

行政部通知接待中心相关接待负责人外国游客到达火车站(机场、码头)的具体时间和车次(航班、船舶)。

2.定义接收类型。

根据公司外宾分类清单，确定外宾类型，进而确定接待类型。我们公司接待外宾分为三种，如下图所示。

(1)贵宾接待:贵宾接待是指公司海外重要客户、外宾、来访团体或政府部门的接待。

(2)业务接待:业务接待是指海外营销客户的接待。

(3)一般接待:一般接待是指接待外地来的一般来访者。

3.明确配车类型。

接待车辆分布应根据外国游客的接待类型进行安排。具体接待用车配置情况如下表所示。

4.明确住宿标准。

接待中心根据外地来访人员的日程安排安排住宿，具体住宿标准根据来访人员类型安排。我公司对不同外国游客的接待标准如下表所示。

四。接收实现

1.安排接待人员。

接待中心的接待人员在为公司接外国访客时，根据访客的类型和目的安排相应的接待人员。具体人员安排如下。

(1)外国贵宾接待人员包括公司首席执行官、相关业务领导和业务人员。

(2)外地普通访客接待人员包括行政部经理、相关营销业务负责人、营销业务人员。

(3)一般外来访客的接待人员包括行政部负责人、相关业务领导及业务人员。

2.交易磋商

根据拜访目的，公司相关业务领导与拜访者进行洽谈。谈判过程中，相关人员应做好谈判记录。

3.接待后续工作

(1)接待外宾后，行政部接待主任请外宾提出接待意见。

(2)行政部接待中心配备相应车辆，接送外宾到火车站(机场、码头)。